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Comment gérer et négocier une commandeBlog Lignes et Formations
Accueil Parole de pro Gérer et négocier une commande – Partie 2

Nous avons vu dans une première partie comment se passait la première phase de contact et de négociation avec un client. Nous allons maintenant voir comment vous organiser et gérer le temps.

A – Dernières précision sur le travail à effectuer

Vous avez demandé des précisions avant de finaliser votre travail, et maintenant, c’est le moment de retrousser les manches. Selon la nature de ce que vous avez à effectuer, avant de « commencer par le commencement », prenez le temps de balayer l’ensemble du (des) dossiers que vous avez à traiter.

gerer une commande graphiste

Il vous faut donc checker encore une fois la demande du client et bien vérifier que tout est complet. Dans le cas contraire, il faut signaler les pièces qui vous manquent, en le notifiant aussitôt au client, par mail avec un retour de validation de votre client. Ce qui peut donner de votre part :

–          « Bernard, je vais commencer la créa dès cet après-midi comme convenu, afin de pouvoir te donner la première proposition vendredi matin comme prévu. Mais j’attire ton attention  (le tutoiement est ici présent, car ce Bernard est un client de longue date ou il travaille dans la « com », où il est de bon ton de se tutoyer tout de suite) sur le fait qu’il me manque encore le logo en haute définition de Vaparchell. Tu peux me fournir ce logo un peu plus tard, par contre, je n’ai toujours pas les dimensions finales du panneau principal. Il me les faut le plus tôt possible, car beaucoup de choses dépendent de ces dimensions. Cdt. »

… qui pourra devenir plus tard

–          « Bernard, tu m’avais promis les dimensions définitives du panneau pour hier matin, et je ne les ai toujours pas. Je ne pourrai pas tenir le délai pour vendredi matin, décale ta présentation et tiens-moi au courant. Appelle-moi si besoin. Cdt. »

De même si vous vous rendez compte que l’un des points du brief est plus obscur que lors du premier contact, c’est maintenant que vous devez le signaler. Il est préférable de dire au départ « excuse-moi, mais je ne suis pas sûr d’avoir compris ce que tu attendais dans ton pack cadeau », que d’attendre plusieurs jours. Car au départ, votre client vous aura dit « C’est bon ? Tout est clair ? », vous aurez répondu « Oui », uniquement concentré sur la première partie du dossier. Votre client ne comprendra pas ce « Oui » quand il s’apercevra qu’un point important n’était pas compris. De plus cela peut être catastrophique, s’il vous manque un élément que le client ne pourra pas avoir dans des délais compatibles avec la finalisation du travail.

Enfin, si en cours de réalisation du travail, pour une raison « valable » ou non (il s’agit là d’une raison en fait acceptable ou non pour le client), vous voyez que vous allez être en retard, n’attendez pas le dernier moment pour prévenir votre client, afin qu’un « plan B » puisse être mis en place. Prévenir au dernier moment, vous fera définitivement passer pour un amateur, auprès de ce client, et de ses connaissances dans le business.

B – Retro planning et organisation des dossiers

planning written on blackboard

Dans le cadre d’une tâche complexe, en concertation ou pas avec le client, réalisez un rétro-planning. Vous partez de la date finale du rendu, puis vous remontez petit à petit jusqu’à votre première date de « mise en chantier », en segmentant les tâches. Cela ne vous avance à rien de savoir que vous avez 28 documents à rendre dans deux semaines, vendredi, sauf à paniquer. Il est plus important de comprendre que vous avez :
Deux semaines – 1 week-end = 10 jours ouvrés et donc 2,8 docs à finaliser par jour. À partir de là vous pouvez définir par exemple que vous avez deux jours pour la création/validation, puis 8 pour la finalisation, etc.

Vos dossiers doivent être clairs sur votre ordinateur, dès le départ rangez les chosesdans un dossier numéroté avec votre référence de client, puis faites des sous-dossiers explicites. Pour un graphiste cela peut donner :

  • Logos et fichiers illustrators
  • Fontes
  • Doc et PDF client
  • Images
  • Fichier Indesign

Personnellement, je fais toujours un dossier « OUT » où je range au fur et à mesure les versions obsolètes, que je préfère garder tant que tout n’est pas bouclé au cas où le client reviendrait sur ses derniers choix.
Faites bien sûr plusieurs dossiers si vous avez :
Une affiche, un flyer, une vitrophanie, un 4 pages, une invitation, etc.

Jean-Paul Aussel

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    Publié par : le 16 Mar 2015

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